Primii mari irositori de timp sunt telefonul, poșta electronică și SMS-urile. Când sună telefonul sau auzi alerta sonoră de la e-mail, cursul gândirii ți se întrerupe și ești distras de la ceea ce faci. Când închizi telefonul sau îți iei ochii de la ecranul său, îți este greu să te întorci la munca din fața ta.
Există șapte moduri de a gestiona întreruperile provocate de telefon sau de e-mail:
1. Folosește telefonul și e-mailul ca instrumente de lucru. Folosește-lerepede. Nu socializa în timp ce lucrezi. Fă ca apelurile și mesajele să fie câtmai eficiente posibil. Trebuie să te disciplinezi să folosești telefonul șicomputerul ca unelte de afaceri între orele 9:00 și 17:00. Același lucru seaplică și telefonului mobil inteligent.
2. Instalează-ți procedee de sortare a e-mailurilor și a apelurilor telefonicesau sortează-le tu. Află cine te sună înainte de a răspunde. Depășește-țicuriozitatea naturală care crește atunci când te sună oameni pe care nu-icunoști. Află de ce te sună înainte să preiei apelul telefonic de la ei.
3. Ori de câte ori este posibil, stabilește perioade din zi când nu permițiîntreruperi. Nu deveni sclavul telefonului care sună, al e-mailului sau almesajului text cu avertizare sonoră. Lasă totul deoparte. Nimic nu este atâtde important încât să nu poți reveni mai târziu, când va fi mai convenabilpentru tine.
4. Când dai un telefon sau trimiți un e-mail, stabilește clar ora pentru sunatînapoi sau pentru răspuns la e-mail. Comunică-le celorlalți ora la care vei fidisponibil pentru a răspunde la mesaje sau la telefon. Evită apelurile sau e-mailurile în lanț între tine și o altă persoană. Dacă este o urgență, lasă unnumăr de telefon.
5. Grupează-ți apelurile și e-mailurile. Folosește curba învățării. Dă toatetelefoanele odată și răspunde la toate e-mailurile odată. Nu le împrăștia petot parcursul zilei. Uneori îți poți aduna toate telefoanele și e-mailurile până
la ora 11:00 și răspunde până la prânz. Apoi le poți acumula până la ora15:30 și răspunde până la 16:30.
6. Planifică-ți în avans apelurile și e-mailurile. Gândește-te la un apel deserviciu ca la o ședință și notează-ți ideile în mare sau un scurt plan alelementelor pe care vrei să le punctezi în cadrul apelului sau al mesajuluiscris.
7. Ia-ți notițe temeinic. Când vorbești la telefon, scrie fiecare punct esențialmenționat atât de cealaltă persoană, cât și de tine. Nu răspunde niciodată latelefon fără o foaie de hârtie și un pix în mână. Puterea este întotdeauna departea celui cu cele mai bune notițe.
2. Vizitatorii neașteptați
Al doilea mare irositor de timp îl constituie vizitatorii neașteptați. Cei care trec pe la tine fără să te aștepți pot fi extrem de mari consumatori de timp. Aceștia sunt oameni din cadrul companiei, dar și din afara ei. Trec din întâmplare pe la birou, îți perturbă munca, îți întrerup firul gândirii și îți scad eficiența. Uneori vorbesc la nesfârșit despre probleme lipsite de importanță și te rețin de la muncă.
Trebuie neapărat să găsești modalități de a-l evita, cu orice preț, pe acest irositor de timp. Iată cinci lucruri pe care le poți face: 1. Creează un interval de timp liniștit pentru muncă. Specifică un moment al zilei când te vei concentra asupra muncii tale. În acest timp, nu permite nici un fel de întreruperi. Închide totul. Ia-ți un semn „Nu deranjați“ și pune-l pe ușă. Asigură-te că toată lumea a înțeles faptul că, atunci când semnul este pe ușă, nu vrei să fii deranjat de nimeni, indiferent de motiv, cu excepția urgențelor.
2. Când vizitatorii neașteptați intră în biroul sau în spațiul tău de lucru,ridică-te repede, prefăcându-te că tocmai plecai. Începe să te miști princameră ca și cum tocmai erai pe picior de plecare. Spune-i irositorului detimp că ești copleșit astăzi și mai ai foarte multe treburi de terminat. Cândte întrerupe cineva la telefon, îi poți spune că tocmai plecai și că te camgrăbești. Asta îl va determina pe interlocutor să treacă direct la subiect.
3. Încheie discuția. Când o întâlnire a durat suficient, poți folosi replica:
„Încă ceva înainte să pleci“. Termină conversația spunând orice îți vine înminte pe moment, ia-ți rămas-bun și întoarce-te la treabă.
4. Stabilește anumite intervale de timp pentru întâlniri. Pentru a fi eficient
în gestionarea vizitatorilor neașteptați, poți stabili anumite intervale orareîn care să vă întâlniți, care vă convin amândurora. Stabilește întâlniripentru a discuta cu cei de la birou. Stabilește întâlniri cu angajații șianunță-i că la anumite ore ai ușa deschisă și ești la dispoziția lor.
5. Evită să risipești timpul altora. Fă toate eforturile pentru a evita posturade vizitator neașteptat, care strică programul celuilalt. Dacă îți faci aparițiala ușa cuiva fără să-l fi avertizat, fii întotdeauna politicos și întreabă: „Esteun moment potrivit pentru o discuție sau vrei să ne vedem mai târziu?“
Cere permisiunea înainte. Este uimitor câți oameni risipesc inconștienttimpul celorlalți și nici nu-și dau seama.
Dacă vrei să-ți crești eficiența, întreabă-i pe ceilalți: „Ce anume din ce fac eu îți risipește timpul?“ Fii pregătit să auzi mai multe decât te-ai aștepta. Indiferent ce spune persoana în cauză, nu te apăra și nu te explica. Doar mulțumește și ascultă
fără să întrerupi.
3. Ședințele
Cel de-al treilea mare irositor de timp sunt ședințele, atât cele planificate, cât și cele neplanificate. Ele îți răpesc între 40 și 50% din timp. Pot fi planificate și organizate, pot implica mai multe persoane sau pot fi întâlniri între două
persoane într-un birou sau pe holuri. Ori de câte ori te întâlnești pentru a discuta cu una sau mai multe persoane, se cheamă că ai o ședință. Din cauza planificării și a pregătirii precare a acestor ședințe, multe nu sunt necesare sau reprezintă o mare pierdere de timp.
Cu toate acestea, ședințele în sine nu sunt un lucru rău. Ele reprezintă un instrument necesar în afaceri pentru schimbul de informații, rezolvarea problemelor și trecerea în revistă a progreselor. Însă trebuie gestionate și folosite eficient.
Înainte de a programa orice ședință, calculează-i costurile. Nu uita, fiecare întâlnire costă tariful orar al tuturor persoanelor implicate. Așadar, ședințele trebuie tratate ca o cheltuială concretă, cu o valoare estimată sau cu o rată a rentabilității investiției estimată.
Iată șapte modalități prin care poți eficientiza ședințele.
1. Întreabă dacă întâlnirea e cu adevărat necesară. Dacă nu este necesară,evită pe cât posibil să o organizezi. Dacă nu este absolut necesar ca oanumită persoană să participe la o anumită ședință, asigură-te că persoanaîn cauză află în timp util că nu trebuie să fie prezentă.
2. Întocmește o agendă a întâlnirii. Dacă ai hotărât că ședința este necesară,stabilește un scop clar și întocmește o agendă sau o listă cu tot ceea cetrebuie discutat. În dreptul fiecărui punct scrie numele persoanei caretrebuie să abordeze acel subiect. Rețeta se aplică tuturor întâlnirilor, chiarși celor tête-à-tête cu șeful, cu subordonații, cu clienții, cu furnizorii și cuoricine altcineva. Vei fi uimit cât de repede și de eficient se vor desfășuraședințele când ai o agendă scrisă pe care o urmează toți participanții.
3. Începe și încheie la timp. Stabilește ora pentru începutul ședinței șipentru sfârșitul acesteia. Cele mai ineficiente tipuri de întâlniri sunt aceleacare încep la un moment specific, însă nu au foarte bine determinatmomentul încheierii. Încă o regulă: nu-i aștepta pe întârziați. Presupune că
aceia care întârzie nu vin deloc și începe la momentul prestabilit. Nu estecorect să le pedepsești pe persoanele care au ajuns la timp lăsându-le să-iaștepte pe cei care ajung târziu sau nu mai ajung deloc.
4. Ia în discuție mai întâi temele cele mai importante. Când concepi agendaîntâlnirii, aplică regula 80/20. Organizează agenda astfel încât cele maiimportante 20% dintre subiectele de discuție să fie primele abordate. Astfel,dacă intri în criză de timp, vei fi acoperit temele ce reprezintă 80% din
valoarea totală a ședinței înainte ca timpul să expire.
5. Rezumă fiecare concluzie. Când discuți un element de pe agendă, rezumă
discuția și încheie subiectul. Obține acordul tuturor și încheie fiecare subiectînainte de a trece la următorul. Reafirmă ceea ce s-a decis și agreat pe unanumit subiect înainte de a trece mai departe.
6. Stabilește responsabilități specifice. De îndată ce ai luat o decizie,trasează-i unei anumite persoane responsabilitatea efectuării acțiuniiasupra căreia s-a căzut de acord și stabilește termene-limită. Nu uita,discuțiile și acordul fără trasarea de responsabilități și de termene-limită
pentru finalizare și predare nu sunt altceva decât simple discuții.
7. Notează-ți tot ce se discută și transmite minuta întâlnirii. Cheia pentruobținerea eficienței maxime a ședințelor este luarea de notițe exacte peparcursul derulării, iar ulterior întocmirea de minute care trebuie transmiseîn termen de 24 de ore, atunci când este posibil. Persoana care întocmește cuprecizie o minută de la o întâlnire și o găsește după o săptămână sau o lună
va avea întotdeauna o mai mare putere de influență decât cineva carelucrează din memorie.
