4. Situațiile de criză
Pe locul al patrulea în ierarhia irositorilor de timp sunt situațiile de criză și urgențele. Numai ce te așezi să lucrezi la ceva important, când se întâmplă ceva cu totul neașteptat care îți răpește atenția de la sarcina principală, timp de câteva minute sau chiar ore întregi.
Iată șase pași pentru a gestiona o criză sau o urgență:
1. Gândește înainte de a acționa. Nu uita, acțiunea fără gândire reprezintă
cauza oricărui eșec. Respiră adânc, calmează-te și rămâi obiectiv. Refuză să
reacționezi, fie că e pertinent, fie că e exagerat. Mai bine oprește-te și gândește. Alocă-ți timp pentru a afla ce s-a întâmplat. Este bine să știi clar careeste problema, înainte de a reacționa.
2. Deleagă responsabilități. Există o regulă care afirmă „Dacă nu estenecesar să decizi tu, atunci este necesar să nu decizi tu“. Dacă poți delegaaltcuiva responsabilitatea pentru gestionarea crizei, atunci fă asta cu oricepreț. Poate altcineva este cu mult mai calificat decât tine să rezolve situațiasau poate că din start situația cade în responsabilitatea altcuiva.
3. Scrie. Indiferent de tipul de criză, scrie-o înainte de a acționa. Când pui oproblemă pe hârtie, te ajută să rămâi detașat, calm, clar și obiectiv. Scrieexact ce s-a întâmplat înainte să întreprinzi ceva.
4. Află faptele. Nu presupune nimic. Faptele sunt probabil elementele celemai importante într-o criză. Pune întrebări. Află ce s-a întâmplat, inclusivdetalii despre când, unde și cum s-a întâmplat. Stabilește cine a fostimplicat. Apoi întreabă: ce se poate face acum? Nu uita, faptele nu mintniciodată. Cu cât aduni mai multe fapte, cu atât vei fi mai capabil să
gestionezi problema când treci la acțiune.
5. Dezvoltă o tactică. Dacă te afli în postura de a gestiona o criză recurentă,una care apare mereu la anumite intervale, dezvoltă o tactică suficient desimplă pentru ca angajații obișnuiți să o poată implementa. Când apare ocriză prima dată sau a doua oară, este posibil ca aceasta să necesite resursecolosale, precum inteligență, experiență și energie, pentru a fi gestionată cusucces. Însă dacă o criză sau o problemă are tendința de a apărea de maimulte ori și dacă nu reușești să găsești calea pentru a elimina criza înainte
de declanșarea ei, atunci trebuie să dezvolți, cu orice preț, sisteme care să-ipermită unui angajat obișnuit să rezolve problema, în absența ta.
6. Fă un plan pentru scenariul cel mai pesimist. Problemele și crizele suntnormale, naturale și inevitabile în istoria oricărei companii sau organizații.
Una dintre calitățile marilor lideri, de-a lungul istoriei, a fost aceea că aureușit să-și dezvolte capacitatea de a anticipa și de a determina ce anume arputea să meargă rău. Apoi au planificat anticipat soluția pentruîmprejurările neprevăzute. Când s-a întâmplat ceva într-adevăr, au fostcapabili să reacționeze rapid. Deja gândiseră situația. Pune-ți întrebarea:
„Care sunt lucrurile cele mai grave care s-ar putea întâmpla în viața meapersonală și profesională și cum le-aș putea gestiona?“
5. Tergiversarea
Cel de-al cincilea mare irositor de timp este tergiversarea. Tergiversarea nu este doar hoțul care îți fură timpul, așa cum spune un vechi proverb englezesc. Este hoțul care îți fură viața. Capacitatea de a pune capăt tendinței de tergiversare și de a te apuca serios de treabă îți poate schimba cu adevărat viața.
Iată șapte moduri de a învinge tergiversarea:
1. Gândește pe hârtie. Pregătește-te temeinic și detaliat. Pune pe listă,dinainte, fiecare pas al sarcinii de îndeplinit. Împarte sarcina în părțileconstitutive ale acesteia, înainte de a o începe.
2. Adună-ți toate materialele și instrumentele de lucru de care ai nevoieînainte de a începe, ca să nu fii nevoit să te ridici de la birou sau să îțischimbi poziția înainte de terminarea sarcinii.
3. Fă un lucru mic pentru a începe. Adesea primele 20% dintr-o sarcină
reprezintă 80% din valoarea acesteia. Odată ce pornești, este mult mai ușorsă continui.
4. „Feliază“ sarcina. Uneori, modalitatea cea mai bună de îndeplinire a unei sarcini importante sau a unui proiect semnificativ este luarea unei mici porțiuni și concentrarea asupra acesteia până la îndeplinire.
5. Folosește metoda „cașcavalului elvețian“. Așa cum calupul de cașcavalelvețian este plin de găuri, tratează-ți sarcina ca pe un calup de cașcaval șifă găuri în ea, selectând o porțiune de cinci minute a sarcinii în cauză șiocupându-te doar de aceea.
6. Pornește de la exterior și rezolvă mai întâi sarcinile mai mici. Această
strategie te va ajuta adesea să depășești tergiversarea și să te apuci desarcina cea mai complexă.
7. Pornește de la interior și rezolvă mai întâi sarcina cea mai complexă.
Disciplinează-te să pornești de la acea problemă care-ți răpește cel mai multtimp și care necesită cel mai mult efort. De îndată ce realizezi această
sarcină, toate celelalte vor părea mai mici prin comparație.
6. Socializarea și conversațiile aride
Cel de-al șaselea irositor de timp este reprezentat de socializare și de conversațiile aride, atât față în față, cât și online. Socializarea necesită extrem de
mult timp. S-a estimat că 75% din timpul de lucru este petrecut interacționând cu ceilalți. Din nefericire, cel puțin jumătate din acest timp este petrecut cu sporovăieli inutile care nu au nimic de-a face cu munca. Socializarea fură timpul necesar pentru realizarea sarcinilor de serviciu.
Prea multă socializare îți poate sabota cariera dacă devii bine-cunoscut pentru asta. Mult prea mulți oameni sunt risipitori și consumatori de timp. Lucrează cu mult sub capacitatea lor și au mult prea mult timp pentru a socializa și pentru a se angaja în conversații sterile. Iată câteva idei pe care le poți folosi pentru a evita să fii prins în capcana socializării excesive.
1. Socializează la momentul potrivit. Stabilește să socializezi în pauzele decafea, de prânz sau după serviciu. Ori de câte ori te trezești atras într-oconversație care nu are legătură cu serviciul, spune-le colegilor: „Trebuie să
mă întorc la lucru“. Întrerupe politicos conversația și treci mai departe.
Este uimitor cât de des se întâmplă ca folosirea acestor cuvinte să-idetermine pe ceilalți să se reapuce și ei de treabă.
2. Concentrează-te asupra rezultatelor. Ești un angajat care lucrează
folosindu-se de informațiile pe care le deține. Relațiile cu ceilalți colegi carefolosesc informațiile deținute de ei sunt inevitabil consumatoare de timp.
O parte din timpul cel mai valoros de la serviciu este petrecut cu discutareași rezolvarea problemelor, precum și cu găsirea de soluții la provocărilecărora trebuie să le facă față firma. Însă aceste conversații trebuie să seconcentreze asupra rezultatelor, nu asupra ultimului joc de fotbal sauasupra poveștilor din vacanța de vară sau de pe terenul de golf. Relațiile,comunicarea și discuțiile cu ceilalți angajați a căror muncă se bazează peutilizarea informațiilor deținute trebuie să se concentreze continuu asuprarezultatelor pe care atât tu, cât și colegii vă străduiți să le obțineți.
7. Indecizia și amânarea
