Şedinţe care nu prea sunt şedinţe:
experienţa Hansel şi Gretel
În cadrul ReadyLearn, o companie de renume internaţional din domeniul consultanţei, întâlnirile faţă în faţă sunt tot mai rare. În ultimii zece ani, întrun efort de eficientizare a operaţiunilor, conducerea ReadyLearn a redus numărul spaţiilor de birouri şi le-a cerut angajaţilor să lucreze de acasă ori de câte ori e posibil.6
Caroline Tennant, director adjunct la ReadyLearn, se deplasează la birou trei zile pe săptămână. În celelalte două zile, participă la şedinţe pe Skype de acasă. Fie că se află acasă ori la birou, participă la opt-zece şedinţe pe zi.
Uneori, în timpul programului de acasă, Tennant se trezeşte şi la patru dimineaţa pentru a participa la convorbiri pe Skype care implică echipa internaţională. Ea remarcă sec că bărbaţii au întotdeauna un avantaj cu ocazia acestor întâlniri, întrucât simte nevoia să se machieze înainte de a se aşeza în faţa calculatorului. Tehnologia îi dă posibilitatea lui Tennant să
programeze o zi întreagă de şedinţe internaţionale, numai că ritmul acestora nu îi lasă loc de gândire: „Tehnologia mă ajută să fiu mai productivă, dar sunt conştientă că am de pierdut în ceea ce priveşte calitatea procesului de gândire“. Afirmaţia ei este edificatoare. Ce vrea ea să spună de fapt este că
tehnologia o face să se simtă mai productivă, în ciuda unei gândiri de calitate inferioară.
Ziua de muncă a lui Tennant cuprinde între opt şi zece întâlniri. Pentru a face faţă cerinţelor postului pe care îl ocupă, Tennant trebuie să aleagă în fiecare zi două-trei şedinţe în timpul cărora va desfăşura alte activităţi. Dar în timpul căror şedinţe? Opţiunile evidente sunt teleconferinţele audio. În timpul acestora, explică Tennant, încearcă să mai spună câte ceva din când în când, dar mintea îi stă la e-mail. Nu este singura care procedează astfel; la ReadyLearn, se presupune că, atunci când participi la o teleconferinţă de acest fel, eşti ocupat în paralel cu e-mailul şi mesageria. Tot mai des, asumarea atenţiei divizate se aplică şi în cazul întâlnirilor în persoană, în special al şedinţelor în timpul cărora se actualizează proiectele în derulare.
Atunci, spune Tennant, membrii echipei îşi fac apariţia, se salută, iar la scurt timp după se întorc la e-mailuri. În cadrul ReadyLearn, există o mulţime de şedinţe care nu prea sunt şedinţe.
Tennant mi-a descris comportamentul ei din timpul şedinţelor de proiect.
Este o variaţiune a „regulii celor trei“, gândită iniţial de studenţi şi adaptată
la locul de muncă, când prietenii încearcă să întreţină o conversaţie asigurându-se că un număr minim de persoane participă în permanenţă.
Tennant mărturiseşte: „Coordonatorul întâlnirii ştie bine că se adresează
unei mulţimi care se ocupă de e-mailuri. În ceea ce mă priveşte, încerc să-mi fac şi eu datoria: mă uit în jur pentru a mă asigura că cel care conduce şedinţa nu vorbeşte singur“. Cu alte cuvinte, nu îşi coboară privirea spre telefon decât dacă vede măcar câteva capete ridicate.
Situaţia de la ReadyLearn nu este singulară. Cel mai mare furnizor de
servicii de teleconferinţe din lume, utilizat de 85% dintre firmele din topul
„Fortune 100“, a realizat un studiu în încercarea de a descoperi ce fac oamenii în timpul şedinţelor. Astfel, 65% dintre ei desfăşoară alte activităţi, 63% trimit e-mailuri, 55% mănâncă sau îşi fac de mâncare, 47% se duc la toaletă, iar 6% sunt prinşi într-o altă convorbire telefonică.7
Darius Lehrer are 36 de ani şi este manager la ReadyLearn. Acesta rezumă astfel eticheta din timpul şedinţelor: „Intri, îţi pui nişte cafea, îţi faci treaba la laptop, aştepţi să-ţi auzi numele, îţi aduci contribuţia, iar apoi te întorci la laptop. Un bun coordonator al şedinţei îţi dă un «avertisment» cu aproximativ cinci minute înainte de a te numi, astfel încât să-ţi poţi închide e-mailul şi să fii pregătit să vorbeşti“.
La AJM, Audrey Lister se întreba de ce oare se mai oboseşte să ţină
prezentări în faţa colegilor care îşi verifică e-mailul. La ReadyLearn, Lehrer a ajuns să-şi pună aceeaşi întrebare: „Sistemul este demoralizant pentru coordonatorul şedinţei. Dacă mai şi prezinţi ceva, resimţi şi mai puţină
motivaţie de a face o treabă bună. Îţi spui: «Ce rost mai are să fac ceva?
Oricum nimeni nu mă ascultă». Oamenii vorbesc «ca să se consemneze asta»“. Atunci când oamenii vorbesc doar ca să se consemneze că au vorbit, de cele mai multe ori nu sunt atenţi la discuţiile de dinainte sau de după.
Acum, şedinţele sunt simple imitaţii ale şedinţelor de altădată.
Nelson Rabinow are 44 de ani şi este manager la ReadyLearn. Acesta mi-a vorbit despre modul în care gestionează „colapsul“ atenţiei care guvernează majoritatea întâlnirilor: „Când avem o şedinţă, ştiu că mai sunt şi alte persoane în afară de mine care acordă atenţie intermitentă. De aceea, atunci când iau cuvântul, mă asigur să recapitulez puţinul pe care l-am auzit şi îi încurajez pe ceilalţi să facă acelaşi lucru“. Cu alte cuvinte, Rabinow sugerează că un grup de persoane care nu acordă atenţie deplină într-o şedinţă încearcă de fapt să colaboreze la dezvoltarea unui proiect despre inteligenţa colectivă. Dacă toţi cei prezenţi la şedinţă ar contribui cu o sinteză a lucrurilor pe care le-au înţeles, unele „repere ale şedinţei“ ar putea ieşi la suprafaţă şi ar putea deveni memoria colectivă a grupului. Asemenea lui Hansel şi Gretel, lăsăm firimituri de pâine în urma noastră şi sperăm că
vor fi găsite.
Rabinow spune că reperele şedinţelor pot fi „sloganuri succinte“. De
asemenea, oamenii pot genera indicatori trimiţând fotografii sau alte imagini care să simbolizeze anumite idei. O traiectorie de imagini – o pistă
de meme – poate contribui la unirea punctelor importante ale unei şedinţe în timpul căreia oamenii acordau atenţie intermitentă. Uneori, şirul de meme poate reprezenta mai mult decât nişte simple firimituri de pâine. Uneori, ar putea indica modul în care oamenii se raportează la conversaţie.
La HeartTech, o importantă companie de software din Silicon Valley, angajaţii pe care i-am întâlnit în grupurile de discuţie s-au plâns de programarea excesivă a şedinţelor. Pe ordinea de zi sunt atât de multe lucruri de discutat, încât este greu să ai ocazia de a lua cuvântul. Am discutat acest lucru cu un grup de manageri din cadrul HeartTech, care au subliniat că, pe lângă ceea ce se spune cu voce tare în timpul unei şedinţe, mai mereu există şi un şir de meme, o conversaţie vizuală derulată în paralel. Traseul memelor le permite celor care nu au cum să participe la conversaţie să ţină pasul cu ea şi să îşi facă totodată simţită prezenţa; le oferă o modalitate de a evalua desfăşurarea discuţiilor, dar şi pe ceilalţi participanţi – chiar şi pe cei mai în vârstă decât ei. Pot recurge la umor prin intermediul unor poze şi caricaturi amuzante.
Pista de meme a început ca o formă de compensaţie pentru cei care nu reuşeau să participe la conversaţie, dar unii dintre participanţi o descriu ca fiind la fel de importantă pentru ei precum conversaţia în sine. Uneori, poate chiar mai importantă: „Se poate să fie chiar mai expresivă decât conversaţia“; „Le face bine celor care s-ar putea să nu se simtă în largul lor să ia cuvântul“; „Este incredibil de pertinentă şi stimulatoare. Dacă ar fi să
compar memele şi conversaţia tradiţională, nu aş vrea să fiu nevoit să aleg una singură în detrimentul celeilalte“.
Tema memelor – atât la HeartTech, cât şi în altă parte – urmează un tipar bine cunoscut. O opţiune tehnologică – precum utilizarea memelor în vederea formării unei opţiuni de comunicare – a fost oferită mai întâi ca substitut. Mai bine decât nimic. În acest caz, vine ca reacţie la o problemă: durata şedinţelor este scurtă şi nu toată lumea are ocazia să vorbească.
Ulterior însă, această soluţie a ajuns să capete noi valenţe. De această dată, se pare că angajaţii care nu se simţeau confortabil cu schimbul de informaţii aferent unei conversaţii au primit şansă de a participa activ. Atunci, oamenii
s-au repliat după expresia „o imagine face cât o mie de cuvinte“. Astfel, pista de meme este profund pertinentă. „Se poate să fie chiar mai expresivă
decât conversaţia“. Mai bine decât nimic poate că înseamnă pur şi simplu mai bine.
Îmi amintesc cu cât entuziasm vorbeau despre meme studenţii care au participat la grupul de discuţii din Boston şi care m-au rugat să intru pe grupul lor de WhatsApp pentru a putea „vedea“ la ce se gândesc. Asemenea managerilor din cadrul HeartTech, studenţii susţineau că imaginile pe care le distribuie sunt la fel de importante precum cuvintele. Acest lucru se întâmpla însă în rândul unui grup de tineri care au recunoscut că nu se simt în largul lor să poarte conversaţii telefonice sau faţă în faţă. Oare memele fac toată treaba sau fac o treabă pe care noi nu suntem capabili să o înfăptuim?
În orice organizaţie există anumite concepte pe care doar cuvintele le pot reda. Există anumite conflicte pe care numai cuvintele le pot desluşi şi soluţiona. Trebuie să ne pregătim studenţii şi viitorii angajaţi să participe la asemenea conversaţii. Oricât de valoroase sau de subversive ar fi, memele nu pot fi de folos decât până la un punct.
Participarea: cine e prezent?
Preşedintele unei organizaţii culturale din New York mi-a povestit că, la o întrunire recentă a consiliului de administraţie, unul dintre membri a petrecut timpul uitându-se absorbit pe iPad la o serie de imagini. Membrul consiliului de administraţie aşezat lângă el era pur şi simplu fascinat văzându-l cum îşi cumpără de pe internet o maşină nouă.
Cu toţii participăm la şedinţe în timpul cărora facem mai multe lucruri deodată şi mintea ne fuge în altă parte. Dar se pare că asta e o activitate stresantă. Dedicarea mai multor sarcini simultane ne aduce într-o stare comparabilă cu cea de vigilenţă, o stare de alertă continuă.8 În această
